Congresreizen
Op congresreis met uw team of relaties?
Gaat u met een groep naar een internationaal congres in het buitenland? Laat de organisatie dan aan Els4Organising over. Wij nemen de volledige coördinatie en regie uit handen – zowel in de voorbereiding als tijdens de reis – zodat u zich kunt richten op de inhoud en uw gasten.
Wat kan Els4Organising voor u betekenen?
Wij verzorgen onder andere:
Voorafgaand aan de reis:
-
Briefings met de interne opdrachtgever
-
Meedenken over het programma, inclusief beleving en ontspanning
-
Opstellen van een gedetailleerd draaiboek, planning en begroting
-
Selecteren en reserveren van geschikte locaties, hotels en vluchten
-
Aanvragen en vergelijken van inkoopoffertes
-
Communicatie met deelnemers: uitnodigingen, praktische informatie, reisschema’s
-
Opzetten en beheren van een inschrijf- en registratiesysteem
-
Onderhouden van contact met sprekers, trainers en leveranciers
-
Verzorging van drukwerk en congresmaterialen
-
Opstellen van een communicatieplan
-
Verzamelen en administreren van deelnemersgegevens
-
Bijhouden van de budgetadministratie
Tijdens de congresreis:
-
Lokale begeleiding van de groep
-
Aanspreekpunt ter plaatse voor deelnemers en partners
-
Coördinatie van het programma ter plaatse
-
Oplossen van eventuele knelpunten direct op locatie
-
Rapporteren aan opdrachtgever indien gewenst
Na afloop:
-
Evaluatie van het congres en de reis
-
Aanleveren van een eindrapportage
-
Optioneel: aftermovie of fotoverslag
Ook voor deeltaken inzetbaar
Wilt u alleen ondersteuning bij een deel van het traject, zoals locatiekeuze of het boeken van vluchten? Ook dat is mogelijk.
Waarom kiezen voor Els4Organising?
Met oog voor detail, heldere communicatie en een creatieve aanpak zorgt Els4Organising dat uw congresreis professioneel verloopt én een inspirerende ervaring wordt voor alle deelnemers. U houdt tijd over voor uw eigen werk én voor uw gasten.
U wilt toch immers ook SOMETHINGELS?!
Voor een compilatiefilmpje van een congresreis naar Valencia klik hier.
